KI-Agenten Dokumentenautomatisierung für die Fertigung
KI-Agenten lesen Fertigungsdokumente, gleichen diese mit Verträgen, Katalogen, Normen ab und bereiten die passende Maßnahme vor. Eine menschliche Genehmigung ist dabei Standard.
Was versteht man unter KI Agenten Dokumentenautomatisierung für die Fertigung?
Bei der KI-Dokumentenautomatisierung werden KI-Agenten eingesetzt. Sie lesen Dokumente, gleichen sie mit dem Unternehmenswissen ab und treffen Entscheidungen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Dokumentenautomatisierung, die sich hauptsächlich auf die Datenextraktion konzentriert, kann dieser Prozess in die vom Hersteller bereits genutzten Systeme integriert werden. Standardmäßig ist dabei eine menschliche Freigabe erforderlich.
Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung ist besonders nützlich für Dokumentenprozesse im produzierenden Gewerbe. Diese sind oft noch auf manuelle Dateneingaben, wiederholte Dokumentenbearbeitung oder Überprüfungen über mehrere Unternehmenssysteme hinweg angewiesen. Die Dokumente können in Form von E-Mail-Threads, PDFs, Scans, Fotos oder anderen betrieblichen Dokumenten vorliegen. Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung identifiziert also anhand des erforderlichen Kontextes relevante Kundendaten und Informationen.
Der Arbeitsablauf endet nicht bei einem einzelnen Datenpunkt. Vielmehr bereitet er die nächste Entscheidung oder Maßnahme zur Überprüfung vor.
Ein Fertigungsdokument ist häufig mehr als nur eine übersichtliche PDF-Datei. So kann ein Auftrag beispielsweise in Form eines E-Mail-Threads mit verstreuten Anhängen, eines Scans, eines Fotos vom Einsatzort oder einer technischen Dokumentation eingehen. Das System verknüpft dann Eingaben mit dem geschäftlichen Kontext für die Entscheidungsfindung.

23 Deloitte Fast 50 Central Europe 2023
Deloitte Fast 50

Forbes Technology Council Official Member
Forbes

1000 Europe’s Fastest Growing Companies
2023 & 2024
Financial Times

Polish Company International Champion 2020
PwC

Master of Innovative Transformation 2021
MIT Sloan Review
Wie wird agentische KI in industrielle Automatisierung integriert?

In diesem Service übernehmen KI-Agenten dokumentengestützte Aufgaben im Zusammenhang mit Fertigungsabläufen. Sie lesen eingehende Unterlagen, gleichen diese mit dem geschäftlichen Kontext ab, bereiten Entscheidungen vor und können genehmigte Maßnahmen in bestehenden Systemen ausführen.
Weitere Informationen zu diesem Technologiemodell finden Sie in unserem Service KI-Agentensysteme für die Fertigung.
Welche Rolle spielt die KI Agenten Dokumentenautomatisierung in der Fertigung?
Die agentenbasierte Dokumentenautomatisierung unterstützt dokumentenintensive Entscheidungen über den gesamten Auftragslebenszyklus hinweg. In jeder Phase arbeitet der KI-Agent mit den im Umlauf befindlichen Dokumenten und gleicht sie mit dem relevanten Unternehmenswissen ab.

Wie funktioniert die KI Agenten Dokumentenautomatisierung in der Produktion?
1. Dokumente werden dort abgeholt, wo sie ankommen
Das System kann Dokumente aus einem Postfach, einem freigegebenen Ordner, einem ERP-System oder einer anderen vereinbarten Quelle entgegennehmen. Es erkennt automatisch, um welche Art von Vorgang es sich handelt, beispielsweise eine Anfrage, eine Beschwerde oder eine Rechnung.
2. Es liest den Inhalt und erkennt die relevanten Details
Der KI-Agent ermittelt Informationen, die eine Person normalerweise manuell eingeben oder überprüfen würde, beispielsweise zu Kunden, Produkten, Bestellnummern oder Beträgen.
Je nach Dokumenttyp können E-Mails, PDF-Dateien, Scans, mit dem Handy aufgenommene Fotos sowie eingescannte Zertifikate und technische Zeichnungen als Eingabematerial verwendet werden.
Wenn für den nächsten Schritt strukturierte Daten erforderlich sind, kann der Bearbeiter die entsprechenden Felder zur Überprüfung vorbereiten. So ist er nicht mehr ausschließlich auf vordefinierte Regeln angewiesen, die an ein bestimmtes Dokumentlayout gebunden sind.
3. Es gleicht den Fall mit den Unternehmensdaten ab
Das Dokument wird mit den für diese bestimmte Entscheidung erforderlichen Informationen abgeglichen. Je nach Arbeitsablauf umfasst das:
- der Produktkatalog,
- ein Kundenvertrag,
- eine interne Richtlinie,
- eine einschlägige Norm,
- die Auftrags- oder Angebotshistorie,
- frühere Fälle.
4. Es bereitet den nächsten Schritt vor und gibt die Erfolgsaussichten an
Fälle mit hoher Zuverlässigkeit können einen automatisierten Ablauf durchlaufen, wenn es zugelassen ist.
Fälle, die einer Überprüfung bedürfen, können bis zur Genehmigung warten. Ungewöhnliche oder unklare Fälle können dagegen direkt an die zuständige Person weitergeleitet werden.
5. Nach der Freigabe werden die Daten in den Arbeitsablauf übernommen
Je nach Anwendungsfall und verfügbaren Schnittstellen können überprüfte Daten in vereinbarte ERP- oder andere Geschäftssysteme übertragen werden, anstatt sie manuell zu bearbeiten oder erneut einzugeben.
Mithilfe automatisierter Arbeitsabläufe können dann festgelegte Aktionen ausgeführt werden. Dazu zählen beispielsweise die Aktualisierung eines Datensatzes, die Erstellung eines Serviceauftrags oder das Erstellen einer Antwort.
Die Automatisierung wirkt wie eine zusätzliche Ebene, die bestehende Arbeitsabläufe und Software ergänzt, statt sie zu ersetzen.
6. Es wird festgehalten, was beschlossen wurde
Das System protokolliert Beschlüsse und deren Gründe. Korrigierte Entscheidungsvorschläge dienen als Anhaltspunkte für ähnliche, zukünftige Fälle.
Bei Bedarf kann der Workflow mit einem lokalen Sprachmodell auf den eigenen Servern des Kunden ausgeführt werden, sodass die Dokumente innerhalb der Unternehmensumgebung verbleiben.

Wie lässt sich die KI Dokumentenverwaltung in einem Fertigungs-unternehmen automatisieren?
Die Dokumentenbearbeitung durch KI-Agenten lässt sich automatisieren, indem eingehende Dokumente mit den erforderlichen Geschäftsdaten und Regeln verknüpft werden. Der Prozess beginnt damit, einen Dokumentenablauf, beispielsweise Garantieansprüche, Angebotsanfragen oder Materialzertifikate, zu identifizieren. Danach wird festgelegt, welche Informationen der Sachbearbeiter lesen und prüfen muss und welche Maßnahme folgt.
Ein typischer Workflow zur Automatisierung von Fertigungsdokumenten verbindet:
- eingehende Dokumente wie E-Mails, PDF-Dateien, Scans und Fotos,
- Unternehmenswissen wie Verträge, Produktkataloge, Verfahren und Standards,
- Geschäftssysteme mit Kunden-, Auftrags- oder Projektdaten,
- einen Ablauf für die automatische Bearbeitung, die manuelle Genehmigung oder die Weiterleitung,
- die nach der Entscheidung erforderliche Systemaktion.
Bei der ersten Implementierung sollte der Fokus auf einem einzelnen Dokumenttyp und einem messbaren Prozess liegen. Nicht gleich alle auf einmal.
Nach welchen Kriterien kann KI ein Fertigungsdokument überprüfen?
Ein KI-Agent kann ein eingehendes Dokument mit den für die Entscheidungsfindung relevanten Unternehmensinformationen abgleichen. Dazu zählen beispielsweise Kundenverträge, Fertigungsverfahren, Produktkataloge, die Auftragshistorie, Normen und frühere Fälle.
Die Frage hängt vom Arbeitsablauf ab:
Gilt hierfür noch die Garantie?
Ein Garantieanspruch kann anhand der entsprechenden Bestellung, der Kundenhistorie und der Garantiebedingungen geprüft werden.
Können wir das herstellen?
Eine technische Zeichnung kann anhand der Fertigungsverfahren und des Produktionskontexts überprüft werden.
Welche Anforderungen können wir erfüllen?
Ein Ausschreibungspaket lässt sich mit dem Produktkatalog des Herstellers vergleichen.
Entspricht das der Bestellung?
Ein Betriebsdokument kann anhand der Auftrags- und Angebotshistorie überprüft werden.
Ist das Zertifikat standardkonform?
Ein Materialzertifikat kann anhand der jeweils maßgeblichen Norm oder des jeweiligen Verfahrens überprüft werden.
Stimmen Bestellung und Rechnung überein?
Eine Rechnung kann anhand der Bestellung und der Lieferunterlagen für den jeweiligen Fall überprüft werden.
Auch technische Zeichnungen sind Teil des Arbeitsablaufs
DAC.digital kann die Technologie, KI für technische Zeichnungen und CAD-Dateianalyse, auch auf Arbeitsabläufe anwenden, die 2D- und 3D-Zeichnungen umfassen.
Dadurch ist es möglich, bei der KI-gestützten Dokumentenautomatisierung in der Fertigung Prüfungen einzubeziehen, die sich nicht nur auf Textdokumente, sondern auch auf technische Dokumentationen stützen.

Kann KI Garantieansprüche prüfen, bevor ein Mensch sie begutachtet?
Ja, ein KI-Agent kann die Begutachtung vorbereiten. Dazu identifiziert er den Fall, sichtet die eingereichten Dokumente und Fotos, überprüft relevante Garantie- und Bestellinformationen und erstellt eine Prüfungsempfehlung.
Das folgende Beispiel veranschaulicht einen Garantieablauf:

Wo können Hersteller die Dokumentenautomatisierung mit KI-Agenten einsetzen?

Garantie- und Serviceansprüche
Eingabe: E-Mail, PDF, Fotos
Abgleich mit: Bestellinformationen, Garantiebedingungen, bisherige Projekte
Ergebnis: Durchgeführte Wirksamkeitsprüfung und empfohlene nächste Schritte
Das Muster identifizieren wir in der Fertigungsbranche bei der Erstellung von Dokumenten bis zur Entscheidungsfindung.

Ausschreibungsbedingungen vs. Produktkatalog
Eingabe: Ausschreibungsunterlagen
Abgleich mit: Dem eigenen Katalog und den entsprechenden Produktinformationen
Ergebnis: Anforderungen wurden mit den Produkten abgeglichen und Lücken ermittelt
Mit diesem Tool können Hersteller prüfen, ob ihr Angebot den Anforderungen einer Ausschreibung entspricht.

Triage eingehender Anfragen
Eingabe: Angebotsanfragen
Abgleich mit: Relevanten Informationen zum Angebotserstellungsprozess
Ergebnis: Qualifizierte und weitergeleitete Anfrage, bereit für den nächsten Schritt
Die zugrunde liegende Technologie kommt auch in unserem KI-basierten Angebots- und Kalkulationsservice zum Einsatz.

Ein anderer Dokumentenablauf?
Weitere mögliche Arbeitsabläufe:
- Angebote und Auftragsbestätigungen werden abgeglichen,
- Materialzertifikate, werden nach Normen geprüft,
- Projekt-E-Mails werden dem jeweiligen Projekt zugeordnet.
Hoher Aufwand bei Anfragen, Ausschreibungen und Schadensfällen?
Von uns bereitgestellte KI für Dokumente und Industrie
Grundlage für diesen Ansatz
Wir veröffentlichen keine Ergebniszahlen für diese spezifische Fertigungsanwendung, bevor sie in einer Kundenimplementierung validiert wurden. Grundlage für das Angebot sind vielmehr die bereitgestellte Technologie und die dazugehörigen Systeme zur Dokumentenanalyse sowie die in der Analysephase identifizierten Fertigungsprobleme.
TalkTwelve
TalkTwelve ist ein bereits ausgelieferter und produktionsreifer „Dokument-zur-Entscheidung“-KI-Agent für einen Kunden mit Rechtsdienstleistungen.
Es dient zwar einer anderen Branche, folgt aber dem gleichen Grundmuster: den Fall lesen, das relevante Wissen anwenden und die nächste Entscheidung vorbereiten.
IREENE
IREENE ist das Tool von DAC.digital zur Analyse von Standards und Patenten.
Es bietet zusätzliche Erfahrung bei der Überprüfung von dokumentenintensivem Wissen und bei der Analyse anhand von Referenzmaterial.
Von Herstellern gemeldete Probleme
Im Rahmen der Beweisaufnahme sind wiederholt Probleme mit einer hohen Dokumentenlast aufgetreten. Dazu zählen unter anderem:
- Ein Mitarbeiter, der E-Mail-Postfächer durchsucht, um einen Garantiefall nachzuvollziehen.
- Projektänderungen, die in der E-Mail-Korrespondenz untergehen,
- Ein Hersteller verpasst Ausschreibungs-möglichkeiten, weil er nicht genügend Zeit hatte, diese zu analysieren.
Was Sie von uns erwarten können
Ein Versprechen, das jedem Arbeit vorausgeht und nicht vom Ergebnis abhängt.
Genauigkeit, auf die Sie sich vor Beginn einigen
Hier geht es nicht um „OCR und Hoffen“. Im Rahmen des Pilotprojekts ermitteln wir die Genauigkeit pro Feld und pro Dokumentklasse anhand Ihrer eigenen Dokumente und vergleichen sie mit den vorab vereinbarten Zielwerten.
Wir machen keine pauschalen Versprechungen, sondern legen Zahlen offen. Die Einführung erfolgt nur bei Dokumentklassen, deren Zahlen den Anforderungen entsprechen.
Entwickelt für Ihre Dokumente

Bereitstellung
vor Ort
Das System kann mit einem lokalen Sprachmodell in der Umgebung des Kunden betrieben werden.

Standardmäßige menschliche Freigabe
Die KI empfiehlt und ein Mitarbeiter genehmigt, sofern kein anderer Ablauf festgelegt wurde.

Protokollierung von Entscheidungen
Das System protokolliert Beschlüsse und liefert so für jeden Fall eine nachvollziehbare Historie.

ISO 27001
DAC.digital ist nach ISO 27001 zertifiziert, der internationalen Norm für Informationssicherheits-management.
Wie beginnen wir
Schritt 01: Kostenlose Beratung
Wir analysieren Ihren aktuellen Dokumentenfluss, ermitteln die Stellen, an denen manuelle Arbeit anfällt, und prüfen, welcher Anwendungsfall zuerst infrage kommt. Diese Analyse ist kostenlos und unverbindlich. Wir sagen Ihnen, wenn KI hier nicht die richtige Lösung ist.
Schritt 02: Prüfung des Arbeitsablaufs
Es wird eine kurze Analyse der Dokumentenwarteschlangen einer Person durchgeführt. Diese wird über einen Festpreis geregelt und das Ergebnis wird schriftlich festgehalten.
Die Darstellung zeigt die drei kostenintensivsten Dokumentenwarteschlangen. So lässt sich der beste Arbeitsablauf festlegen.
Schritt 03: Pilotprojekt für einen Dokumenttyp
Das erste Pilotprojekt konzentriert sich auf einen einzelnen Dokumenttyp und die Preisgestaltung richtet sich nach Vereinbarung. Die Go/No-Go-Kennzahl wird vor Beginn der Arbeiten festgelegt.
Typischer Zeitrahmen für ein Pilotprojekt: 4–8 Wochen, wobei die Erfolgskriterien vor Beginn feststehen.
Kunden, die sich bereits auf uns verlassen
Über DAC.digital
16 Jahre Erfahrung mit KI Entwicklung für die industrielle Umgebungen.
Wir haben Computer-Vision-Systeme für die autonomen Forstmaschinen von Komatsu sowie eine KI zur Qualitätskontrolle entwickelt. Letztere hat 90 % der Fehler in der Möbelproduktion beseitigt. Außerdem haben wir automatisierte Prüfsysteme für komplexe technische Baugruppen entwickelt. Wir sind also keine Neulinge mit Produktions-KI.
Unser nächstes Ziel ist die KI-Agenten-Dokumentenautomatisierung in der Fertigung. Wir wurden bereits viermal von Deloitte und der Financial Times als eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen ausgezeichnet. Zudem sind wir nach ISO 27001 zertifiziert und verfügen über Sicherheit auf Unternehmensniveau.






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FAQs: KI Agenten Dokumentenverarbeitung
Unter „KI Agenten Dokumentenverarbeitung“ und „intelligenter Dokumentenverarbeitung“ wird in der Regel beschrieben, wie Software Dokumente liest, klassifiziert, validiert und Informationen daraus extrahiert. Herkömmliche Software zur Dokumentenautomatisierung kann zudem vordefinierte Schritte im Zusammenhang mit diesen Daten automatisieren.
Die KI Agenten Dokumentenautomatisierung geht noch einen Schritt weiter. Sie gleicht den Fall mit dem Unternehmenswissen ab, bereitet eine Entscheidung oder die nächste Maßnahme vor und kann das genehmigte Ergebnis an bestehende Geschäftssysteme weiterleiten.
Für DAC.digital besteht der entscheidende Unterschied darin, dass der Workflow nicht bei strukturierten Daten oder einem extrahierten Datenpunkt endet. Die automatisierte Dokumentenverarbeitung ist vielmehr Teil eines umfassenderen Geschäftsprozesses, in dem das System das Dokument liest, den relevanten Kontext prüft und die nächsten Schritte vorbereitet.
Ja, die Automatisierung von Fertigungsdokumenten ist so konzipiert, dass sie als zusätzliche Ebene um die bestehenden Arbeitsabläufe herum funktioniert, ohne die bereits im Unternehmen genutzten Systeme zu ersetzen.
Je nach verfügbaren Schnittstellen kann der Workflow relevante Informationen aus ERP-Systemen, DMS-Plattformen, SharePoint oder anderen Geschäftssystemen auslesen. Anschließend leitet er geprüfte Daten oder genehmigte Maßnahmen wieder in den vereinbarten Prozess zurück. Dadurch werden die erneute Eingabe von Daten sowie manuelle Dateneingaben zwischen den Systemen reduziert.
Der genaue Umfang der Integration ist abhängig vom ausgewählten Anwendungsfall, den aktuellen Dokumentenprozessen sowie den in der Kundenumgebung verfügbaren Schnittstellen.
Zu den in Frage kommenden Dokumenttypen gehören Anfrage-E-Mails, Ausschreibungsunterlagen, Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Materialzertifikate, Qualitätskontrollberichte, Gewährleistungsansprüche, Versanddokumente, Lieferunterlagen und andere betriebliche Dokumente, die von Fertigungsunternehmen verwendet werden.
Die Eingabedaten müssen nicht aus einer einzigen, übersichtlichen Datei stammen. Ein Fall kann beispielsweise einen E-Mail-Verlauf, verstreute Anhänge, PDF-Dateien, Scans, Fotos, eingescannte Zertifikate oder technische Dokumentationen umfassen. Wenn im Rahmen des Arbeitsablaufs 2D- oder 3D-Zeichnungen analysiert werden müssen, kann DAC.digital zudem die Technologie hinter seinem Dienst „KI für technische Zeichnungen und CAD-Dateianalyse“ einsetzen.
Die entscheidende Frage lautet: Welche Entscheidung folgt auf das Dokument und welches unternehmensinterne Wissen ist erforderlich, um diese zu treffen? Ein Dokumentenfluss-Audit kann den Umgang mit Dokumenten in Bereichen wie Einkauf, Produktion, Service oder Lieferkettenmanagement bewerten und Bereiche mit Automatisierungspotenzial identifizieren.
Die KI Dokumentenautomatisierung zielt auf Aufgaben wie manuelle Dateneingabe, wiederholte Dokumentenprüfungen, die erneute Eingabe von Informationen in verschiedenen Systemen und manuelle Bearbeitungen ab, die erforderlich sind, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann.
Diese manuellen Prozesse können viel Zeit in Anspruch nehmen und Raum für Dokumentations- oder Übertragungsfehler bieten. Je nach Arbeitsablauf kann die Automatisierung dazu beitragen, Dokumentenstaus zu verkürzen, die Dokumentenbearbeitung zu vereinheitlichen und den Verwaltungsaufwand bei Routineentscheidungen zu reduzieren.
Die Auswirkungen auf Zeitersparnis, Verwaltungskosten oder betriebliche Effizienz hängen vom gewählten Prozess ab. DAC.digital legt daher vor Beginn des Pilotprojekts die Erfolgskennzahl fest, anstatt für jedes produzierende Unternehmen einen festen Einsparungswert zugrunde zu legen.
Ja, im Rahmen eines Garantieablaufs kann der KI-Sachbearbeiter den Fall identifizieren, die eingereichten Unterlagen einsehen, die relevanten Garantiebedingungen, Bestellinformationen sowie den bisherigen Kontext prüfen und anschließend eine Empfehlung ausarbeiten. Diese wird anschließend von einer Person geprüft.
Fälle können unterschiedliche Bearbeitungswege durchlaufen. Ein definierter Fall mit hoher Zuverlässigkeit kann automatisch bearbeitet werden, sofern dies konfiguriert wurde. Ein anderer Fall kann auf eine manuelle Genehmigung warten, während ein ungewöhnlicher oder unklarer Fall direkt an eine bestimmte Person weitergeleitet wird.
Die Genehmigung durch einen Mitarbeiter ist die Standardeinstellung. Entscheidungen und nachfolgende Korrekturen können ebenfalls protokolliert werden, wodurch ein Audit-Trail für den Arbeitsablauf entsteht.
Ja, sofern diese Schritte Teil des vereinbarten Arbeitsablaufs sind.
Nachdem eine Entscheidung genehmigt wurde, kann der Sachbearbeiter festgelegte administrative Aufgaben ausführen. Dazu gehören beispielsweise das Anlegen eines Serviceauftrags, die Aktualisierung eines Datensatzes oder das Entwerfen einer Antwort. Die Erstellung von Dokumenten kann daher je nach den beteiligten Systemen Teil des automatisierten Workflows sein.
Der gleiche Ansatz kann auch bei Arbeitsabläufen im Qualitätsmanagement oder bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften helfen, bei denen Dokumente wie Werkstoffzertifikate, Qualitätskontrollberichte oder Compliance-Unterlagen anhand festgelegter Standards oder Verfahren überprüft werden müssen.
Das System protokolliert, welche Prüfungen durchgeführt wurden und aus welchen Gründen Empfehlungen ausgesprochen wurden. Dies unterstützt die Rückverfolgbarkeit, bescheinigt jedoch weder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften noch das Ergebnis eines behördlichen Audits.
DAC.digital beginnt mit einem definierten Workflow, anstatt jeden Prozess auf einmal zu automatisieren.
Der Prozess beginnt mit einer kostenlosen Beratung, gefolgt von einer Analyse des Dokumentenflusses. Dabei wird ermittelt, an welchen Stellen Dokumente aktuell bei den Mitarbeitern in der Warteschlange stehen. Zudem werden die am besten für eine Automatisierung geeigneten Kandidaten ermittelt. Ein gezieltes Pilotprojekt für einen bestimmten Dokumenttyp dauert in der Regel 4 bis 8 Wochen. Die Erfolgskennzahlen werden vor Beginn der Arbeiten vereinbart.
Da der Umfang von den Dokumenttypen, Prüfungen, Integrationen und den beteiligten Geschäftssystemen abhängt, gibt es keinen festen Listenpreis. Die Kosten werden erst nach einer Bewertung des aktuellen Prozesses und des Umfangs des Pilotprojekts festgelegt.
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